I. Dane Administratora Danych Osobowych
Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest: Folwark Karczemka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Karczemka 7, 14-330 Małdyty, wpisana do krajowego rejestru przedsiębiorców pod numerem 0000991694, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP: 741 216 34 36, REGON 5233105889 (dalej: „Usługodawca").
II. Kontakt w sprawie danych osobowych
W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Usługodawcę prosimy kontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych pod adresem e-mail: rodo@karczemka.pl lub na adres pocztowy: Folwark Karczemka sp. z o.o., Karczemka 7, 14-330 Małdyty.
III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem prowadzonej działalności, Usługodawca przetwarza Państwa dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdą Państwo wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.
Cel: prawidłowe wykonanie umowy o świadczenie usług hotelowych wraz z usługami towarzyszącymi (np. usługi gastronomiczne). Przetwarzane dane podane w karcie meldunkowej: imię i nazwisko, adres zamieszkania, narodowość, data urodzenia, numer dokumentu identyfikacyjnego, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu — o ile zostanie podany.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.) — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną.
Cel: świadczenie usług za pośrednictwem systemu rezerwacyjnego dostępnego na stronie www.karczemka.pl, w tym przesyłanie powiadomień e-mail z systemu rezerwacyjnego. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo stroną.
Cel: rozpatrzenie reklamacji. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer rezerwacji, ewentualnie adres zamieszkania oraz numer rachunku bankowego — jeżeli następuje zwrot pieniędzy.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną.
Cel: zapewnienie odpowiedniej jakości usług (krótkie ankiety z prośbą o informację zwrotną) oraz przesyłanie ofert obejmujących świadczone usługi. Przetwarzane dane: adres e-mail, imię i nazwisko. W każdej chwili mogą Państwo poinformować Administratora, że nie życzą sobie otrzymywać takich treści — wówczas informacje przestaną być wysyłane.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest rozwój i podniesienie jakości świadczonych usług.
Cel: archiwalny i dowodowy. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer rezerwacji.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (posiadanie danych pozwalających dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. na żądanie organu władzy).
Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub NIP, adres e-mail, numer rezerwacji, numer dokumentu identyfikacyjnego.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (dochodzenie roszczeń i obrona praw).
Cel: skorzystanie z programu lojalnościowego. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolnie udzielona zgoda.
Cel: tworzenie rejestrów i ewidencji związanych z RODO (np. rejestru gości, którzy zgłosili sprzeciw lub korzystają z prawa do ograniczenia przetwarzania). Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z prawa) oraz Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
Cel: wystawienie faktury i spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat). Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby, numer NIP, numer rezerwacji.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Cel: wykorzystywanie plików cookies na stronie internetowej.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolnie udzielona zgoda (przy pierwszym wejściu na stronę pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies).
Cel: administrowanie stroną internetową. Przetwarzane dane zapisywane automatycznie w logach serwera: adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej, informacje o systemie operacyjnym.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (administrowanie stroną internetową).
Cel: analityka, tj. badanie i analizowanie aktywności na stronie www.karczemka.pl. Przetwarzane dane: data i godzina odwiedzin, rodzaj systemu operacyjnego, przybliżona lokalizacja, rodzaj przeglądarki, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (poznanie aktywności klientów na stronie internetowej).
IV. Cookies
1. Usługodawca na swojej stronie internetowej (jak również na stronach domowych hoteli), podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. pliki cookies, czyli krótkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniach elektronicznych takich jak komputer, telefon czy tablet. Mogą być one odczytywane przez system zarządzany przez Usługodawcę, ale także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług Usługodawca korzysta (np. Facebooka, Google'a).
2. Cookies spełniają wiele funkcji na stronie internetowej, w szczególności: zapewnianie bezpieczeństwa i uwierzytelnianie użytkowników, wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony, utrzymanie stanu sesji, tworzenie statystyk (m.in. za pomocą narzędzi Google, takich jak Google Analytics) oraz korzystanie z funkcji społecznościowych (m.in. pixel Facebooka).
3. Wiele plików cookies ma charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Państwa tożsamości.
4. Państwa przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na ich użycie. Jeżeli nie życzą sobie Państwo wykorzystania cookies, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
5. Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować trudności w korzystaniu ze strony internetowej (np. konieczność logowania się na każdej podstronie, dłuższy czas ładowania, ograniczenia w korzystaniu z funkcjonalności).
V. Prawo wycofania zgody
1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili mogą Państwo tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
2. Aby cofnąć zgodę, wystarczy wysłać e-mail bezpośrednio do Usługodawcy na adres rodo@karczemka.pl lub pismo na adres pocztowy: Folwark Karczemka sp. z o.o., Karczemka 7, 14-330 Małdyty.
VI. Wymóg podania danych osobowych
1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych jest konieczne, aby spełnić Państwa oczekiwania w zakresie korzystania z usług, w szczególności z systemu rezerwacyjnego.
2. Aby skorzystać z systemu rezerwacyjnego, konieczne jest podanie: imienia, nazwiska oraz adresu e-mail — bez tego Usługodawca nie jest w stanie wykonać umowy.
3. Aby otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym (imię i nazwisko lub firma, adres zamieszkania lub siedziby, numer NIP) — bez tego Usługodawca nie jest w stanie prawidłowo wystawić dokumentów księgowych.
4. Aby móc skontaktować się z Państwem telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu.
5. Aby skorzystać z programu lojalnościowego, konieczne jest podanie: imienia i nazwiska, adresu e-mail, adresu pocztowego i telefonu.
VII. Inne sposoby przetwarzania danych
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie: uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.
VIII. Odbiorcy danych osobowych
Mając na uwadze, jak cenne są Państwa dane osobowe, na każdym kroku staramy się, aby ich przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem, a w przypadku przekazywania tych danych poza strukturę Usługodawcy dbamy o to, aby podmioty, którym dane są powierzane, zapewniły odpowiedni standard ich ochrony i zachowały je w poufności.
W razie potrzeby Usługodawca przekazuje Państwa dane:
- podmiotom świadczącym usługi dodatkowe towarzyszące usługom hotelowym (m.in. dostęp do atrakcji wodnych, usług odnowy biologicznej, obiektów sportowych),
- podmiotom zapewniającym usługi płatnicze,
- dostawcom usług informatycznych oraz usług wspierających działalność marketingową (np. wysyłka mailingu),
- dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających w dochodzeniu roszczeń (np. kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym),
- organom publicznym (np. walczącym z oszustwami lub nadużyciami) oraz organom podatkowym,
- firmom ubezpieczeniowym i brokerskim.
IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
1. Korzystamy z różnych popularnych usług i technologii oferowanych przez podmioty takie jak Facebook, Microsoft, Google czy Zendesk. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich. Dlatego każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
X. Okres przetwarzania danych osobowych
1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Państwa danych osobowych „w nieskończoność", lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie dane zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. Dane osobowe przetwarzane są przez okres:
- trwania umowy — w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy,
- przedawnienia roszczeń — w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- 1 rok — w odniesieniu do danych zebranych przy zapytaniu o usługi (np. o dostępność pokoi), gdy nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy,
- 5 lat — w odniesieniu do danych wiążących się ze spełnieniem obowiązków wynikających z prawa podatkowego,
- do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody,
- do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub do celów marketingowych,
- do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, nie dłużej niż 5 lat — w odniesieniu do danych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
3. Okresy w latach liczone są od końca roku, w którym Usługodawca rozpoczął przetwarzanie danych osobowych.
4. W przypadku skorzystania przez Państwa z prawa do bycia zapomnianym lub innych praw przyznanych przez RODO, takie sytuacje rozpatrywane są indywidualnie.
XI. Uprawnienia podmiotów danych
1. Posiadają Państwo prawo do: dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych.
2. Opisane powyżej prawa są szanowane przez Usługodawcę, który podejmuje działania mające na celu ułatwienie ich realizacji.
3. Wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego — w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia, jednak tylko po wnikliwej analizie i tylko wtedy, gdy odmowa jest konieczna.
4. W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w związku z Państwa szczególną sytuacją. Możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. W każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingowych. Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
6. Swoje uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez wysłanie e-maila na adres rodo@karczemka.pl lub pisma na adres: Folwark Karczemka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Karczemka 7, 14-330 Małdyty.
XII. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
XIII. Postanowienia końcowe
1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaną Państwo powiadomieni drogą e-mailową.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 1 maja 2023 r.